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Los viajes de negocios son una excelente oportunidad para que puedas deducir impuestos. Te diré que debes hacer y qué aspectos debes tomar en cuenta.
Aspectos como el régimen fiscal, los comprobantes, forma de pago y límites de gastos son algunos de los puntos que conocerás en este contenido.
¿Quiénes pueden hacer deducciones?
En este punto tiene que ver el régimen fiscal en el que estás dado de alta. Las Personas Físicas con actividad empresarial pueden deducir algunos gastos de viajes.
En el caso de ser asalariado o prestar servicios a alguna compañía también puedes deducir impuesto, siempre y cuando estos gastos sean relacionados a tu actividad laboral, estos gastos pueden entrar como viáticos, pero debes tener cuidado en el control de este rubro.
Los viáticos entran en una categoría aparte, y requieren de un control más estricto, ya que son comprobantes y CFDI que debes presentar directamente al contador de la compañía. Para conocer a detalle el manejo de los gastos de viáticos lee este artículo.
Recuerda que cada uno de estos gastos, tanto para personas físicas como asalariados deben estar plenamente justificados.
Por lo anterior es importante que las personas físicas se identifiquen debidamente cuando se hospeden en los hoteles, para ello siempre deben llevar una identificación oficial e incluso una copia de tu CURP, en este último caso pueden llevar su CURP digital en el celular.
¿Qué deducciones puedes realizar?
De acuerdo a la Ley de Impuesto Sobre la Renta o hay cuatro rubros importantes que puedes deducir si realizas viajes de negocios:
- Hospedaje
- Alimentos
- Transporte
- Renta de automóvil
- Kilometraje del auto (aceite, gasolina, reparaciones, refacciones)
Un punto importante es que cuando hablamos de transporte, no es posible definir un límite, ya que no es posible controlar el precio de los métodos de transporte, llámese aerolíneas, autobuses, etc.
La Ley de ISR determina en los artículos 27 y 28 que las deducciones deben ser gastos estrictamente indispensables, por eso se considera el hospedaje, la alimentación y la transportación, por ello los gastos “recreativos” no podrán deducirse.
Para determinar tus pagos de ISR puedes utilizar esta herramienta: Calculadora de ISR https://www.nominapro.mx/calculadora-isr/
¿Cómo deducir tus gastos?
Es indispensable que tus pagos se realicen a través de tarjeta bancaria de crédito, débito o transferencia.
Debes tener todos los comprobantes que avalen los gastos con tus gastos fiscales:
- Nombre o razón social de quien lo expide,
- Domicilio y número de identificación fiscal,
- Fecha y lugar donde se expidió,
- Descripción del producto o servicio que se prestó
- RFC de la persona que deducirá el gasto. Puedes consultarlo aquí: https://www.facturacion-e.net/rfc/consultar-rfc/
Un punto que debes tomar en cuenta es que debes de tener una justificación para cada gasto, es decir comprobar o enseñar una factura del transporte. (Tienes que decir cómo llegaste ahí)
En el caso de las comidas, cuando son en el extranjero, además de tener el comprobante fiscal se deben amparar con documentación relativa al transporte o al hospedaje.
Tienes que demostrarle al fisco como llegaste, donde te hospedaste y tienes que tener lógica estos gastos. Ya que si presentas facturas de pura alimentación sin justificar como llegaste ahí o porque comiste ahí, es probable que no puedas deducir ese gasto.
Por lo anterior es mejor hacer los pagos a través de una tarjeta de crédito pues esto te facilita la comprobación y facturación de los gastos.
No lo olvides, todos los comprobantes deben de ir acompañados de otros que comprueben de manera simultánea la estancia en el destino señalado, esto para comprobar que los recibos y comprobantes son efectivamente de la persona que los declara.
Así puedes verificar las facturas en el SAT que te mandan
¿Cuál es el tope en las deducciones?
Toma en cuenta que el hecho de justificar tus gastos no garantiza que puedas deducir el gasto total, ya que se aplican limitaciones o “topes” en el gastos de estas actividades.
Aquí te dejo cuales son los topes de estos gastos:
- Los hospedajes en el extranjero con un monto superior a los 3 mil 850 pesos por día. Si el hospedaje es en México, no se establece un límite.
- Si los gastos de alimentos en el extranjero superan los mil 500 pesos diarios por beneficiario, en el interior de la República Mexicana es de 750 diarios.
- Si rentas un automóvil para transporte personal en el extranjero no debes rebasar los 850 pesos diarios; sin embargo, no hay un límite en el transporte de manera general si se trata de avión, taxi o autobús.
¿Cómo comprueba el fisco que se trató de un viaje de negocios?
En la ley no lo dice, pero siempre uno tiene que comprobar el motivo del viaje.
Hay que demostrarle a quién fui a ver, qué negocio iba a buscar (o pretendía) para que yo pueda deducir el viático. Eso le va a dar más sustento al gasto.
En realidad este punto queda a criterio de la autoridad, por ello lo mejor es tener un control total de los gastos y comprobantes de todo los gastos que hayas realizado, esto facilitará que puedas deducir los gastos.
Toma en cuenta que los viajes de negocios son muy independientes de las vacaciones o los puentes que tomes por los días festivos.
Conclusión:
Deducir los gastos cuando sales de viaje es viable, pero debes tener todos tus comprobantes en orden y asegurarte que cada gasto esté justificado, principalmente si eres persona física.
Cuando eres parte de una empresa y tienes que entregar comprobantes de gastos al equipo de contabilidad, lo mejor es seguir al pie de la letra las instrucciones para que puedas entregar los comprobantes y estos puedan ser deducibles.
